Vi söker Initiativledare/Projektledare för förstudie – Centraliserad arkiv- och posthantering
Som Initiativledare driver du en fördjupad förstudie som syftar till att ta fram en centraliserad lösning för hantering av fysisk post och arkiv. Som Initiativledare arbetar du med att samordna arbetet med hjälp av interna resurser, och bidrar också själv operativt i arbetet. En föregående förstudie har kartlagt nuläget och rekommenderat inriktning för framtida lösning och en fördjupning behövs för att konkretisera den föreslagna lösningen. Fokus kommer att ligga på arkivfrågan.
Leverans inom ramen av uppdraget:
- Komplettering av befintliga arkiveringsvolymer som utgångspunkt för krav på ny lösning.
- Lösningsbeskrivning – konkretisering av hur en centraliserad lösning kan se ut avseende sådant som lokaler, arbetssätt, ansvarsfördelning, bemanning, organisation.
- Parallellt utforska eventuella möjligheter till outsourcing av arkivhanteringen
- Definiera/föreslå stegvis införande av ny lösning
- Estmera kostnader för lösningsförslag och genomförande (flytt till ny lösning)
- Estimera kostnader för arkivering på Riksarkivet utifrån resultat av inventering
Språkkunskaper: Utmärkt svenska i tal och skrift.
Erfarenhet, ska-krav:
- Erfarenhet av att leda verksamhetsutvecklingsinitiativ inom offentlig förvaltning (minst 3 års erfarenhet)
- Erfarenhet av organisering av arkivverksamhet.
- Erfarenhet av att arbeta med organisationsutveckling/organisationsförändringar
- Erfarenhet av att arbeta med att skapa resultat i en decentraliserad verksamhet/organisation – förmåga att söka och etablera kontaktytor
- Erfarenhet av nedbrytning av mål till stegvis genomförande med långt och kort perspektiv
- Erfarenhet av att estimera investeringskostnader
- Erfarenhet av att arbeta med/kommunicera med IT-organisationer tex i digitaliseringsfrågor
Kompetens, ska-krav:
- Kunskap om dokumentationskrav inom offentlig förvaltning tex arkivlagstiftning och sekretesslagstiftning
- Förmåga att kommunicera effektivt, och erfarenhet av att kommunicera med olika målgrupper (olika aktörer, roller, behov av detaljnivå, förkunskaper osv) (minst 5 års erfarenhet)
Erfarenhet, bör-krav:
- Erfarenhet av arbete med informationshanteringsfrågor på strategisk nivå
- Erfarenhet av att leda initiativ/förstudier (minst 3 års erfarenhet) inom statlig förvaltning
- Erfarenhet av förändringsledning (kommunikationsförmåga, involvering av berörda parter, förankring av lösningsförslag)
Utbildning: Relevant utbildning för att klara av uppdraget.